Der Kunde möchte vor der Auftragsfreigabe wissen: Wie werden meine Anforderungen umgesetzt? Was kann schiefgehen? Und wer ist wofür verantwortlich? Diese komplett vorbereitete Doppelstunde für die Berufsschule vertieft die Definitionsphase im Projektmanagement:

• Die Lernenden unterscheiden Lasten- und Pflichtenheft und ordnen Anforderungen zu.

• Sie führen eine Risikoanalyse durch und ordnen Risiken begründet in eine Risikomatrix ein.

• Sie vergleichen die Grundformen der Projektorganisation – Stab, Matrix, reine Projektorganisation – anhand ihrer Vor- und Nachteile.

• Sie empfehlen begründet eine Organisationsform für ein konkretes Projekt.

Der Einstieg zeigt die E-Mail eines Kunden, der die neue Logistik-Software erst freigeben will, wenn Anforderungen, Risiken und Verantwortlichkeiten geklärt sind. Die Lernenden sammeln die offenen Fragen und ordnen sie der Definitionsphase zu. Ein Lösungsvorschlag steht in den Notizen.

In der Erarbeitung I stellen die Lernenden mithilfe eines Infotexts mit Definition nach DIN 69901-5 Lasten- und Pflichtenheft in einer Tabelle gegenüber. Danach ordnen sie zehn Anforderungen aus dem Logistik-Projekt dem Lasten- oder dem Pflichtenheft zu. Eine Tippkarte „WAS oder WIE?“ hilft bei Bedarf.

In der Erarbeitung II führen die Lernenden in Partnerarbeit eine Risikoanalyse zu drei Risiken der Software-Einführung durch: Ursache, vorbeugende und schadensminimierende Maßnahme. Anschließend ordnen sie die Risiken begründet in die Risikomatrix ein. Leitfragen zu Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung unterstützen.

In der Erarbeitung III erarbeiten die Lernenden im Gruppenpuzzle die drei Grundformen der Projektorganisation anhand von Organigrammen und Infotexten. Sie leiten Vor- und Nachteile ab, eine Wortbank hilft bei Bedarf. Danach empfehlen sie dem Kunden begründet eine Organisationsform für sein Projektteam.

Im Arbeitsblatt Übung und Transfer: Kick-off-Check wenden die Lernenden alles an:

• Steckbriefe den Organisationsformen zuordnen („Wer bin ich?“)

• Anforderungen aus dem Lastenheft in Pflichtenheft-Einträge übersetzen

• zwei weitere Risiken begründet einordnen und Maßnahmen nennen

• als Transferaufgabe die Definitionsphase für ein Ticketsystem im eigenen Ausbildungsbetrieb vorbereiten

Das animierte Tafelbild „Haus der Projektdefinition“ fasst die Stunde in zehn Klicks auf einer Folie zusammen:

• Leitfrage „Was muss geklärt sein, bevor das Projekt startet?“

• Fundament: SMART formulierte Projektziele (Anknüpfung an Stunde 1)

• drei farbige Säulen: Anforderungen (Lasten-/Pflichtenheft), Risiken (Ampel-Matrix und Schritte der Risikoanalyse), Organisation (Stab → Matrix → rein nach zunehmender Weisungsbefugnis)

• Merke

Die Einheit umfasst rund 90 Minuten (Doppelstunde). Dazu gehören:

• ein Verlaufsplan mit vier Lernzielen, Anforderungsbereichen und einem fachlichen Hinweis

• ein Suchsel als Puffer oder Hausaufgabe mit zwölf Begriffen der Stunde und einer Zuordnung zu den drei Bausteinen

• zu jedem Arbeitsblatt die vollständige Lösung

In den Materialien findest Du Lösungen zu allen Arbeitsblättern, einschließlich aller Originaldateien wie beispielsweise Textdokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen. Dadurch hast Du die Freiheit, selbstständig Anpassungen vorzunehmen. Für den Einstieg gibt es einen Lösungsvorschlag in der "Notizen"-Sektion der Präsentation.